Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN

Synapse Media

Datum: 10-09-2025

HOOFDSTUK 1 - DEFINITIES EN INTERPRETATIE

Artikel 1 - Definities

1. 1.1. Synapse Media: de onderneming handelend onder de naam Synapse Media, statutair gevestigd in Nederland.
2. 1.2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Synapse Media.
3. 1.3. Consument: iedere natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
4. 1.4. Overeenkomst: iedere schriftelijke of digitale afspraak tussen partijen.
5. 1.5. Diensten: alle werkzaamheden waaronder maatwerksoftware, SaaS, hosting, Microsoft 365, domeinbeheer en consultancy.
6. 1.6. Werk: iedere software, configuratie, applicatie of andere prestatie.
7. 1.7. Schriftelijk: omvat tevens elektronische communicatie.
8. 1.8. Onder "inspanningsverplichting" wordt verstaan: de verplichting om zich naar beste vermogen in te spannen zonder resultaatgarantie.
9. 1.9. Onder "resultaatsverplichting" wordt verstaan: een expliciet overeengekomen verplichting tot het behalen van een concreet resultaat.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

1. 2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten.
2. 2.2. Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. 2.3. Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. 2.4. Indien enige bepaling nietig blijkt, blijven overige bepalingen volledig van kracht.

HOOFDSTUK 2 - OFFERTES EN TOTSTANDKOMING

Artikel 3 - Offertes

1. 3.1. Offertes zijn vrijblijvend tenzij anders vermeld.
2. 3.2. Offertes zijn gebaseerd op door Opdrachtgever verstrekte informatie.
3. 3.3. Kennelijke fouten binden Synapse Media niet.
4. 3.4. Een offerte heeft een geldigheidsduur van 30 dagen.

Artikel 4 - Totstandkoming overeenkomst

1. 4.1. De overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke of digitale acceptatie.
2. 4.2. Aanvang van uitvoering geldt eveneens als aanvaarding.
3. 4.3. Elektronische ondertekening is rechtsgeldig.

HOOFDSTUK 3 - UITVOERING EN MEDEWERKING

Artikel 5 - Uitvoering

1. 5.1. Synapse Media voert werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen.
2. 5.2. Termijnen zijn indicatief tenzij fataal overeengekomen.
3. 5.3. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 6 - Medewerkingsplicht Opdrachtgever

1. 6.1. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle noodzakelijke informatie.
2. 6.2. Vertraging door onvoldoende medewerking komt volledig voor rekening van Opdrachtgever.
3. 6.3. Synapse Media mag werkzaamheden opschorten bij gebrek aan medewerking.

HOOFDSTUK 4 - ACCEPTATIE EN OPLEVERING

Artikel 7 - Oplevering

1. 7.1. Synapse Media levert het Werk of (deel)Dienst op zodra het naar haar professionele oordeel gereed is voor oplevering, of zodra partijen dat schriftelijk zijn overeengekomen.
2. 7.2. Oplevering kan plaatsvinden door (i) plaatsing in een (test- of productie)omgeving, (ii) overdracht van toegang, accounts of configuraties, (iii) het beschikbaar stellen van een download of repository, of (iv) schriftelijke opleveringsmelding.
3. 7.3. Kleine tekortkomingen die redelijkerwijs het gebruik niet wezenlijk belemmeren, staan oplevering niet in de weg en geven geen recht op weigering van acceptatie.
4. 7.4. Indien oplevering plaatsvindt in revisierondes, wordt per ronde opgeleverd. Opdrachtgever beoordeelt elke ronde conform artikel 8. Niet gemelde bevindingen gelden als geaccepteerd voor die ronde.
5. 7.5. Termijnen zijn streefdata tenzij uitdrukkelijk als fatale termijn overeengekomen. Overschrijding geeft geen recht op ontbinding of schadevergoeding, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van Synapse Media.

Artikel 8 - Acceptatieprocedure

1. 8.1. Partijen kunnen een acceptatieprocedure overeenkomen. Bij gebreke daarvan geldt deze procedure als standaard.
2. 8.2. Na opleveringsmelding beschikt Opdrachtgever over een test- en beoordelingsperiode van veertien (14) kalenderdagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Binnen deze periode meldt Opdrachtgever alle bevindingen schriftelijk en voldoende gespecificeerd.
3. 8.3. Indien Opdrachtgever binnen de beoordelingsperiode geen bevindingen meldt, of het Werk in productie neemt, wordt het Werk geacht te zijn geaccepteerd (stilzwijgende acceptatie).
4. 8.4. Gemelde bevindingen worden door Synapse Media ingedeeld als: (a) Kritiek (blokkerend), (b) Major (wezenlijk), (c) Minor (niet-wezenlijk) of (d) Change Request (wijziging buiten scope).
5. 8.5. Kritieke en Major bevindingen worden door Synapse Media binnen redelijke termijn hersteld of omzeild. Minor bevindingen kunnen worden gebundeld voor een volgende release of onderhoudsmoment.
6. 8.6. Change Requests vallen buiten de overeengekomen scope en worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke opdracht, impactanalyse (tijd/kosten/planning) en akkoord van Opdrachtgever.
7. 8.7. Her-testen geschiedt binnen redelijke termijn. Indien na herstel geen (nieuwe) Kritieke bevindingen resteren, is acceptatie voltooid.
8. 8.8. Voor consumenten (B2C) geldt dat het herroepingsrecht voor maatwerk/digitale diensten vervalt zodra de uitvoering is gestart na uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en erkenning van de consument dat het herroepingsrecht daarmee vervalt. Voor de algemene regels van het herroepingsrecht wordt verwezen naar Hoofdstuk 12.

HOOFDSTUK 5 - HOSTING EN SAAS

Artikel 9 - Beschikbaarheid

1. 9.1. Synapse Media streeft naar 99,90% uptime per kalenderjaar.
2. 9.2. Uptime ziet uitsluitend op serverbereikbaarheid.
3. 9.3. Gepland onderhoud telt niet mee als downtime.
4. 9.4. Service credit bedraagt maximaal 20% van de maandvergoeding.

Artikel 10 - Afhankelijkheid van derden

1. 10.1. Synapse Media is niet aansprakelijk voor storingen bij leveranciers zoals Microsoft, Cloudflare of hostingpartijen.
2. 10.2. Leveranciersvoorwaarden kunnen aanvullend van toepassing zijn.

HOOFDSTUK 6 - BACK-UPS EN DATA

Artikel 11 - Back-upbeleid

1. 11.1. Dagelijkse incrementele back-ups en wekelijkse volledige back-ups.
2. 11.2. Bewaartermijn maximaal 3 maanden.
3. 11.3. Back-ups vormen geen garantie tegen dataverlies.

Artikel 12 - Data-export en exit

1. 12.1. Indien een overeenkomst eindigt (door opzegging, ontbinding of anderszins), kan Opdrachtgever een export van door Opdrachtgever aangeleverde of gegenereerde data verzoeken in een gangbaar machineleesbaar formaat (bijv. SQL-dump, CSV of JSON), voor zover technisch redelijk.
2. 12.2. Een exportverzoek wordt alleen in behandeling genomen na (i) schriftelijk verzoek, (ii) schriftelijke specificatie van het gewenste formaat en de scope, en (iii) volledige betaling van alle opeisbare bedragen, waaronder (waar van toepassing) resterende termijnen binnen de contractduur plus het overeengekomen uurtarief voor export- en overdrachtswerkzaamheden.
3. 12.3. Levertermijn: Synapse Media streeft ernaar de export binnen dertig (30) kalenderdagen na akkoord op de specificatie en ontvangst van betaling beschikbaar te stellen. Termijnen zijn streefdata.
4. 12.4. Synapse Media is niet verplicht om (i) datamigraties uit te voeren naar systemen van derden, (ii) koppelingen of scripts te herschrijven, (iii) interne logbestanden of securitygegevens te verstrekken, of (iv) data in een door Opdrachtgever specifiek gewenst (niet-gangbaar) formaat aan te leveren, tenzij schriftelijk overeengekomen.
5. 12.5. Ondersteuning bij overdracht aan een nieuwe IT-partij vindt uitsluitend plaats op basis van nacalculatie tegen het dan geldende uurtarief. Synapse Media is niet verplicht dergelijke ondersteuning te verlenen.
6. 12.6. Na beëindiging kan Synapse Media data bewaren voor (i) wettelijke bewaarplichten, (ii) bewijs en geschilafhandeling, en (iii) geanonimiseerde of geparafraseerde portfolio-/referentiedoeleinden, mits geen vertrouwelijke gegevens of persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.
7. 12.7. Voor hosting- en SaaS-diensten kan Synapse Media accounts en omgevingen deactiveren na het verstrijken van de exporttermijn of bij niet-betaling. Synapse Media kan data verwijderen nadat de bewaartermijnen zijn verstreken.

HOOFDSTUK 7 - INTELLECTUELE EIGENDOM

Artikel 13 - Eigendom

1. 13.1. Alle intellectuele eigendomsrechten (waaronder auteursrechten, databankrechten, merkrechten en knowhow) op offertes, ontwerpen, broncode, configuraties, documentatie, templates, generieke modules, werkwijzen en andere resultaten die door Synapse Media zijn ontwikkeld of beschikbaar gesteld, berusten uitsluitend bij Synapse Media of haar licentiegevers.
2. 13.2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie op het opgeleverde Werk voor het interne gebruik binnen de eigen organisatie, voor de duur van de overeenkomst en voor zover noodzakelijk voor het beoogde gebruik, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3. 13.3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan het Werk te verveelvoudigen, te wijzigen, te reverse-engineeren, te decompileren of aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat of partijen dit schriftelijk zijn overeengekomen.
4. 13.4. Opdrachtgever vrijwaart Synapse Media voor aanspraken van derden die stellen dat door Opdrachtgever aangeleverde materialen, data of instructies inbreuk maken op rechten van derden.
5. 13.5. Indien open-source componenten worden gebruikt, gelden de voorwaarden van de betreffende open-source licenties. Synapse Media zal op verzoek redelijkerwijs inzicht geven in relevante licentieteksten.

Artikel 14 - Enterprise-overdracht

1. 14.1. Opdrachtgever kan verzoeken om overdracht van project-specifieke broncode en project-specifieke auteursrechten ("Enterprise-overdracht"). Een Enterprise-overdracht is nooit inbegrepen en vindt uitsluitend plaats na een separate schriftelijke overeenkomst en tegen een enterprise vergoeding.
2. 14.2. De Enterprise-overdracht ziet uitsluitend op project-specifieke code die in opdracht van Opdrachtgever is ontwikkeld. Generieke modules, frameworks, libraries, bouwblokken, DevOps-scripts, templates, tooling, configuratiepatronen en knowhow blijven eigendom van Synapse Media en worden niet overgedragen.
3. 14.3. Overdracht vindt uitsluitend plaats nadat (i) alle facturen volledig zijn betaald, (ii) eventuele resterende contracttermijnen zijn voldaan of afgekocht, en (iii) een schriftelijke akte van overdracht is getekend conform Nederlands auteursrecht.
4. 14.4. Synapse Media kan bij overdracht redelijke technische maatregelen treffen ter bescherming van generieke componenten (bijv. scheiden van repositories, verwijderen van secrets, licentiesleutels, sleutelmateriaal en klantoverstijgende configuraties).
5. 14.5. Synapse Media is niet verplicht garanties te geven over onderhoudbaarheid, compileerbaarheid of werking van de overgedragen code buiten de overeengekomen omgeving. Ondersteuning bij overdracht is optioneel en geschiedt op uurtarief.
6. 14.6. Indien partijen geen overeenstemming bereiken over prijs of scope van Enterprise-overdracht, blijft de standaardlicentie van artikel 13 van kracht.

HOOFDSTUK 8 - PRIJZEN EN BETALING

Artikel 15 - Prijzen

1. 15.1. Prijzen kunnen worden overeengekomen als vaste projectprijs, abonnement, uurtarief of een combinatie daarvan. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere overheidsheffingen, tenzij Opdrachtgever een Consument is, in welk geval prijzen en vergoedingen inclusief btw en andere overheidsheffingen worden vermeld.
2. 15.2. Bij abonnementen en doorlopende diensten factureert Synapse Media vooruit per maand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Domeinnamen en registry-gerelateerde diensten kunnen per jaar (of langere periode) worden gefactureerd conform voorwaarden van de betreffende registry/leverancier.
3. 15.3. Betalingstermijn is veertien (14) dagen na factuurdatum. Betaling vindt plaats zonder opschorting, verrekening of korting, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
4. 15.4. Indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is wettelijke (handels)rente verschuldigd, alsmede redelijke (buitengerechtelijke) incassokosten. Voor Consumenten geldt de wettelijke aanmaningsprocedure en staffel.
5. 15.5. Synapse Media is gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten of (delen van) diensten te beperken indien Opdrachtgever in verzuim is met betaling, onverminderd overige rechten.
6. 15.6. Meerwerk: werkzaamheden buiten scope (zoals wijzigingsverzoeken, extra revisierondes, spoed, of ondersteuning bij derden) worden uitgevoerd op nacalculatie tegen uurtarief, tenzij schriftelijk een vaste prijs is overeengekomen.
7. 15.7. Indexatie: Synapse Media mag jaarlijks per 1 januari prijzen indexeren op basis van CPI (Alle Huishoudens) van het CBS of een vergelijkbare index, met een minimum van 0% en een maximum van 10% per jaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8. 15.8. Klachten over facturen schorten de betalingsverplichting niet op en moeten binnen veertien (14) dagen na factuurdatum schriftelijk worden gemeld.

HOOFDSTUK 9 - AANSPRAKELIJKHEID

Artikel 16 - Beperking aansprakelijkheid

1. 16.1. De totale aansprakelijkheid van Synapse Media wegens toerekenbare tekortkoming, onrechtmatige daad of anderszins, is beperkt tot het laagste van: (a) het factuurbedrag van de betreffende opdracht, (b) het totaal door Opdrachtgever betaalde factuurbedrag aan Synapse Media in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit, en (c) EUR 25.000 (vijfentwintigduizend euro).
2. 16.2. Synapse Media is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van goodwill, reputatieschade, gemiste omzet, bedrijfsstagnatie, gemiste data of schade door datalekken, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Synapse Media.
3. 16.3. Voor zover Synapse Media afhankelijk is van derden (zoals Microsoft, Cloudflare, hostingpartijen, domeinregistries of andere leveranciers), is Synapse Media niet aansprakelijk voor storingen, uitval of tekortkomingen bij deze derden. Eventuele garanties of credits van derden worden, waar mogelijk, doorgezet aan Opdrachtgever.
4. 16.4. Voor hosting/SaaS geldt dat de SLA (indien overeengekomen) de exclusieve remedie vormt bij niet behalen van beschikbaarheid. Eventuele service credits zijn gemaximeerd tot twintig procent (20%) van de maandelijkse vergoeding voor de betreffende dienst, en nimmer tot een hoger bedrag dan het daadwerkelijk betaalde maandbedrag.
5. 16.5. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor (i) juiste en veilige wachtwoorden, (ii) het beheer van accounts en toegangsrechten, (iii) het actueel houden van contactgegevens, en (iv) het naleven van security-adviezen van Synapse Media. Schade door nalatigheid aan de zijde van Opdrachtgever komt voor rekening van Opdrachtgever.
6. 16.6. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt indien Opdrachtgever de schade niet binnen twaalf (12) maanden na ontdekking schriftelijk aan Synapse Media meldt, en in ieder geval twee (2) jaar na het schadeveroorzakende feit.
7. 16.7. Beperkingen gelden niet voor zover dwingend recht zich daartegen verzet.

Artikel 17 - Vrijwaring

1. 17.1. Opdrachtgever vrijwaart Synapse Media tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit onrechtmatig gebruik.
2. 17.2. Vrijwaring omvat tevens IE-inbreuken door door Opdrachtgever aangeleverde materialen.

HOOFDSTUK 10 - AVG EN COMPLIANCE

Artikel 18 - Verwerkersrol

1. 18.1. Indien Synapse Media persoonsgegevens verwerkt, treedt zij op als verwerker.
2. 18.2. Subverwerkers mogen worden ingeschakeld.
3. 18.3. Datalekken worden gemeld conform AVG.

Artikel 19 - NIS2 / AI / Data Act

1. 19.1. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor naleving van relevante wetgeving.
2. 19.2. Gebruik van AI-functionaliteiten geschiedt op eigen verantwoordelijkheid.

HOOFDSTUK 11 - OVERMACHT EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 20 - Overmacht

1. 20.1. Synapse Media is niet aansprakelijk bij overmacht.
2. 20.2. Onder overmacht valt onder meer internetuitval, cyberaanvallen en overheidsmaatregelen.
3. 20.3. Indien overmacht langer dan 60 dagen duurt, mogen partijen ontbinden zonder schadevergoeding.

Artikel 21 - Toepasselijk recht

1. 21.1. Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. 21.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij de wet dwingend de rechter in de woonplaats van Opdrachtgever (met name de Consument) als bevoegd aanwijst.

HOOFDSTUK 12 - CONSUMENTENBEPALINGEN

Artikel 22 - Wettelijke Garantie en Conformiteit

1. 22.1. Indien Opdrachtgever een Consument is, dient het door Synapse Media geleverde Werk of de Dienst te voldoen aan de Overeenkomst, de in het aanbod vermelde specificaties, aan de redelijke eisen van deugdelijkheid en/of bruikbaarheid en de op de datum van de totstandkoming van de Overeenkomst bestaande wettelijke bepalingen en overheidsvoorschriften.
2. 22.2. De wettelijke conformiteitsregeling is onverminderd van toepassing. Een beroep op de beperking van aansprakelijkheid in Hoofdstuk 9 is niet van toepassing indien dit in strijd is met dwingend consumentenrecht.

Artikel 23 - Herroepingsrecht (Overeenkomsten op Afstand)

1. 23.1. Indien de overeenkomst met een Consument op afstand tot stand is gekomen, heeft de Consument het recht de Overeenkomst zonder opgave van redenen te ontbinden gedurende een termijn van veertien (14) kalenderdagen, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
2. 23.2. De bedenktermijn gaat in op de dag van het sluiten van de Overeenkomst (bij diensten) of de dag nadat de Consument het product heeft ontvangen (bij levering van zaken).
3. 23.3. De Consument kan het herroepingsrecht uitoefenen door middel van een ondubbelzinnige verklaring of door gebruik te maken van het modelformulier voor ontbinding dat door Synapse Media aan de Consument ter beschikking is gesteld.
4. 23.4. Uitzonderingen: Het herroepingsrecht geldt niet voor: (a) de levering van digitale inhoud die niet op een materiele drager is geleverd, indien de uitvoering is begonnen met uitdrukkelijke voorafgaande instemming van de Consument en de Consument heeft erkend dat hij daarmee zijn herroepingsrecht verliest (conform artikel 8.8), en (b) diensten betreffende maatwerk, zoals de ontwikkeling van software, die specifiek op basis van de specificaties van de Consument tot stand zijn gekomen.
5. 23.5. Terugbetaling: Indien de Consument gebruikmaakt van het herroepingsrecht, zal Synapse Media de betaalde bedragen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen veertien (14) dagen na ontbinding, terugbetalen.

Artikel 24 - Dwingend Recht

1. 24.1. Indien een bepaling in deze algemene voorwaarden in strijd is met dwingend consumentenrecht, prevaleert de wettelijke regeling en blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.